В ЕГАИС всё ровно – выравнивание остатков без проблем

В связи с новым регламентом по продаже алкоголя в РФ, обязательным условием по лицензированию торговых точек является наличие подключения к ЕГАИС. Остатки продукции, полученные до 01.01.2016 и не реализованные до 01.10.2016, должны быть зафиксированы в системе ЕГАИС после 01.10.2016 перед розничной продажей. Автоматический контроль текущих остатков в ЕГАИС будет включён после 01.01.2017. Нужно потратить уйму времени, чтобы найти удобное программное обеспечение. Однако, пообщавшись с руководителем отдела технической поддержки LiteBox Сергеем Зайцевым, становится ясно, что долгие поиски не понадобятся, потому что решение уже найдено.

- Сергей, скажите, насколько  LiteBox готов к ЕГАИС по сравнению с другими сервисами?

- Без лишней скромности могу сказать, что мы готовы к ЕГАИС на все 100%. Проанализировав подобные сервисы и решения, мы выяснили, что не все находятся в подобном состоянии, и у многих нет всех необходимых документов для соответствия нормам закона по ЕГАИС, особенно это касается перемещения продукции между регистрами. У нас эта схема работает еще с 1 октября 2016 года. Для того, чтобы вы понимали, раскрою понятия регистров в системе ЕГАИС:
На 1 Регистр (склад) попадают остатки алкогольной продукции (АП) при приемке ТТН, а со 2 Регистра (торговый зал) происходит реализация АП.

Процедуру перемещения со склада в торговый зал необходимо отображать в ЕГАИС. Соответственно, при введении двух регистров появился такой документ движения как перемещение со склада в торговый зал.

- Как часто нужно проводить данную процедуру?

- Согласно Методологии ведения остатков РАРа http://fsrar.ru/files/retail_stock3.pdf значения 2 регистра могут быть отрицательными в течение одного операционного дня. Переброс остатков между регистрами можно осуществлять по итогам операционного дня в объеме реализованной продукции за текущий день. По требованиям ЕГАИС реализация АП осуществляется с остатка на 2 Регистре, в случае если на регистре 2 остаток ноль, то реализация списывает товар в минус. Далее этот минус необходимо в течение суток перекрыть с помощью перемещения с регистра 1 на регистр 2.

- Какие документы появились в программном обеспечении в связи с нововведениями?

- Перемещение с регистра 1 на регистр 2 и обратно, списание с регистра 2, постановка на баланс на регистре 2. Последний документ является одним из важнейших - он позволяет ставить товар на баланс без указания Справок А и Б, то есть без документов прихода. Таким образом, на регистре 2 нет привязанных справок к товарам, учет товаров ведется без партий.

- Наиболее актуальная тема сейчас – это выравнивание остатков. Соответственно, что нужно сделать, чтобы выровнять их?

- Все верно, остатки продукции в системе ЕГАИС должны быть приведены в соответствие с фактическими в срок до 01.01.2017. Начиная с этой даты РАР планирует использовать эти данные в контрольной деятельности. Следовательно, в системе нужно выравнивать остатки как по регистру 1, так и по регистру 2, учитывая их сумму. Сумма двух регистров должна равняться остатку по факту в магазине.

Процедура выравнивания: необходимо провести инвентаризацию по фактическим остаткам в магазине, далее запросить остатки алкоголя в ЕГАИС, просмотреть эти остатки в разрезе двух регистров и выровнять их, после чего выбрать для себя схему ведения этих остатков.

В LiteBox возможны две схемы учета остатков:

Первая схема: по 1 регистру – когда регистр 2 на начало рабочего дня равняется нулю и в течение дня продается в минус, а в конце дня по результатам продаж эти минусы должны перекрываться перемещением с регистра 1 на регистр 2.

Вторая схема: когда все остатки по магазину ведутся только на регистре 2, при этом остатки регистра 1 всегда должны быть равны нулю.

Эти схемы в нашем облачном сервисе могут осуществляться автоматически. Как это работает:

- Схема автоматизации по регистру 1 – все остатки хранятся на регистре 1 и не перемещаются на регистр 2. При закрытии дня на кассе (снятие Z отчета) формируется документ перемещения на 2 регистр, в который попадает только маркируемый алкоголь по результатам продаж. Таким образом, получается, что в конце дня автоматически перекрываются минусы, которые образовались на регистре 2 при реализации.  Так же создается документ списания с 1 регистра по не маркируемой АП.

- Схема автоматизации по регистру 2 - все приходы после подтверждения с ЕГАИС автоматически перемещаются на склад. Остатки регистра 1 всегда равны нулю, остатки регистра 2 – равны факту в магазине. При закрытии дня формируется только списание не маркируемой продукции с регистра 2. Получается, что остатки ЕГАИС совпадают с фактическим остатком. Важный момент - «автосхемы» стоит включать только после выравнивания остатков в магазине с остатком в ЕГАИСе.

- Какие функции должен иметь софт, чтобы соответствовать всем изменениям?

- Естественно, должна быть товароучетная система с возможностью запроса остатков по 1 и 2 регистру. В LiteBox запрос остатков происходит сразу по обоим регистрам. Это сделано для удобства использования, чтобы в магазине человек, ответственный за учет, тут же мог сравнить суммарные остатки в ЕГАИС с фактическим остатком товара в магазине. После этого сотрудник может посмотреть остатки в разрезе регистров и решить, по какому регистру эти остатки выравнивать. В зависимости от этого можно после выравнивания включить автоматическую схему ведения остатков – либо по регистру 1, либо по регистру 2.

- Если бы в LiteBox не было автоматического ведения остатков, то как это осуществлять вручную?

- Без автоматической схемы необходимо ежедневно запрашивать остатки в ЕГАИС. После закрытия операционного дня смотреть минусовые остатки на регистре 2 и вручную делать перемещение этого остатка с регистра 1 на регистр 2. Стоит отметить, что запрос остатков можно делать не чаще, чем 1 раз в час.

Если мы говорим про не маркируемую АП, например, пиво, то его реализация по кассе не списывает остатки в ЕГАИС. Соответственно, нужно формировать вручную свои отчеты о продаже за день и перемещать в торговый зал со склада.

- Продажи пива тоже нужно списывать в ЕГАИС ежедневно?

По данным официального сайта ЦентрИнформ, согласно ст.8 171-ФЗ все участники рынка, в т.ч. освобожденные от фиксации в ЕГАИС розничных продаж маркированного алкоголя (предприятия общественного питания, а также организации или ИП, реализующие только пиво и пивную продукцию), обязаны фиксировать в ЕГАИС оборот АП. Согласно п.16 ст.2 171-ФЗ оборот – это закупка (в том числе импорт), поставки (в том числе экспорт), хранение, перевозки и розничная продажа. А раз есть хранение, то в ЕГАИС должны быть актуальные данные по остаткам продукции. Это означает, что все участники, в т.ч. розничные, должны будут отражать в ЕГАИС не только приход продукции, но и ее расход (реализацию) – или по чекам через кассы или по актам списания.

- Тогда каким образом данные по остаткам продаж пива уходят в ЕГАИС?

- Данные отправляются в систему благодаря ежедневным актам списания по причине реализации. В LiteBox такой документ есть. Если сделать настройку автоматического ведения остатков, то реализация пива при снятии Z-отчет с кассы текущего подразделения будет автоматически формировать данный документ и отправлять его в ЕГАИС.

- Вы можете сказать, что процедура выравнивания остатков упрощена?

- Да, теперь эта процедура проходит достаточно легко:

1. Осуществляется запрос остатков в ЕГАИС. После получения ответа – сформируется документ инвентаризации.
2. Можно распечатать эту ведомость и по ней посчитать фактические остатки АП в магазине.
3. В документе инвентаризации можно указать фактическое количество АП по результатам пересчета и согласиться (поднять статус, провести) с документом.

В результате:

А) все товары, у которых есть остаток на 1 регистре, автоматически будут перемещены на 2 регистр

Б) учетный остаток товаров в LiteBox, количество которых не изменилось в документе инвентаризации, станет равный остатку ЕГАИС.

В) создадутся документы списания/постановки на баланс для тех товаров, для которых указали фактический остаток в магазине, т.е. отличный остаток от ЕГАИС.

Таким образом, процедура выравнивания остатков на 2 регистре сводиться к минимуму действий.