Минфин пояснил правила сшива документов для представления в налоговые органы

В своем письме от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336 Минифин России привел разъяснения в части представления в налоговые органы прошитых документов и их копий на бумажном носителе, – сообщает информационно-правовой портал ГАРАНТ.

Ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на обратную сторону последнего листа и связываются.

Кроме этого, часть рекомендаций касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления. Ее размеры должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм. Она должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов арабскими цифрами и прописью. Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности и даты подписания. В свою очередь, заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии) таким образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, дату заверения, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы.

Также ведомство подчеркивает, что при формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (их копий) в сшивах, возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы копий документов представляются в налоговые с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о предоставлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, требуемых органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст.  93  НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной считается копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость, то есть свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности или событий личного характера.